Optimisez votre gestion de projet avec Asana

Asana est un petit bijou de gestion de projet collaboratif, LA “To-do-list” ultra optimisée pour les entrepreneurs, idéal pour construire une méthodologie de projet efficace. Cela fait bien longtemps que je veux en parler et que je me dégonfle devant l’ampleur de la tâche : il y a beaucoup à dire.

Nativement, cette petite bombe qui mérite largement son succès croissant outre-atlantique (utlisée par Foursquare, Disqus, Dropbox, Pinterest, …), est pensée  spécifiquement pour la coordination du travail d’équipe. Rien ne vous interdit toutefois de l’utiliser comme outil de suivi de projet en solo : j’utilise personnellement Asana aussi bien

• pour organiser mon travail personnel
• que pour une mise en synergie de plusieurs compétences sur un même dossier

Edit 20/09/2017 : cet article date un peu et Asana s’est évidemment amélioré entre temps. Par ailleurs, une version d’Asana français est en béta. Mais même si son apparence a un peu changé, Asana est toujours un magnifique outil de suivi de projet. Cet article reste une bonne ressource pour en découvrir les fonctionnalités les plus intéressantes.

Premier contact avec Asana

Je  vous propose ici une première approche de ce concentré de caviar (non non, je n’exagère pas). Je vois déjà vos mains trembler de joie contenue. Laissons-les un peu trembler et découvrons le site Web d’Asana.

Ne pas s’arrêter à la vidéo raëlienne d’Asana

Si l’on a une certaine appétence pour l’esprit de secte, on trouvera certainement son bonheur en visionnant la vidéo sur la homepage, tant on sent le pur amour (pure-love) dans les yeux embués de Roger, Harry, Sharon et les autres. Si l’on aime ces choses-là avec modération, ne nous arrêtons pas à cette première impression, ou plutôt épargnons-nous la vidéo et entrons dans l’aventure !

Entrer dans le vif du sujet

La création du compte peut se faire en communiquant une adresse mail, ou directement en se connectant via un compte Gmail. Dans un cas comme dans l’autre, un e-mail de vérification est généré, dans l’attente de votre aimable clic de validation.

Vous avez cliqué ?

Une nouvelle vidéo de formation Asana vous est proposée. A ce stade, nous sommes dans quelque chose de beaucoup plus pro : vous êtes membre à présent, inutile de vous enrôler. Celle-ci, je vous la conseille, elle est très claire et didactique. Enfin, sous réserve de comprendre l’anglais…

Car voici le moment de vous lâcher LE douloureux défaut d’Asana

• c’est rien que de l’anglais (Edit 20/09/2017 : je vous confirme que ça ne va pas durer, Asana en français, c’est pour bientôt)

Donc si vous n’êtes vraiment pas à l’aise avec la langue de Shakespeare, mieux vaut s’en tenir là et dire bye bye à Roger, Harry, Sharon et les autres. Si en revanche vous comprenez les grandes lignes (nul besoin d’être bilingue, je vous rassure), on continue.

Une connexion systémique

L’agilité est l’un des des grands avantages de notre nouveau bébé. Pour être agiles, soyons mobiles !

Téléchargeons donc l’appli pour Smartphone et, selon les usages, pour tablette. Téléchargeons aussi, soyons fous, le plugin Chrome.

Là, ça y est, on est dans Asana jusqu’au coup, on peut l’utiliser partout et en toute situation (ou presque).

Gare à l’addiction !

Paramétrage du compte Asana

L’une premières informations que l’on vous demande est d’intégrer les membres de votre équipe. Je vous conseille de n’inviter personne tant que vous n’êtes pas à l’aise avec l’outil, vous ne voudriez pas être la risée de vos staffs en partageant par erreur vos listes-de-courses-test… ou pire.

En bas à gauche de votre dashboard, cliquez sur votre nom pour ouvrir un menu déroulant, cliquez sur “account settings”. Ici, paramétrez entre-autres :

• Votre nom de compte si vous souhaitez changer

• Vos alertes email

• Votre thème visuel (pas franchement indispensable, mais toujours sympa si on préfère travailler sur une interface plus informelle) : cailloux, prairie, nuages, eau,… à vous de voir le contexte que vous souhaitez attribuer à votre gestion projet collaboratif.

… C’est tout pour le paramétrage. Le reste n’est que découverte, découvrons donc.

Asana, la gestion de projet collaboratif

Du général…

Entrons à présent dans le vif du sujet, lançons un projet

Asana propose un dashboard clair et épuré. A gauche, une sidebar de monitoring des projets, que l’on peut considérer comme une barre d’onglets : chaque onglet correspond à un projet et peut être développé. La sidebar propose 2 “entités” : mes espaces de travail et mes projets. Un espace de travail (un client par exemple) et peut contenir X projets. Chaque entité peut se voir attribuer des tâches et des sous tâches.

Commençons par créer des espaces de travail pour y voir clair : cliquez sur votre nom pour ouvrir un menu déroulant, puis sur “create your workspace”. Pour l’exemple, je nomme mon espace (workspace) “CLIENT 1”, et je renouvelle 3 fois l’expérience : “CLIENT 1”, “CLIENT 2” et “CLIENT 3”. Je vais donc gérer 3 projets clients. Voici de quoi ça a l’air :

Concentrons-nous sur le client 1, car il est beaucoup plus sympathique que les autres. Nous allons lui attribuer 3 projets : PROJET 1, PROJET 2 et PROJET 3. Voici à quoi cela ressemble :

Pour y voir plus clair, attribuons une couleur à chaque projet (icône à droite de chaque intitulé) :

… Au particulier

Au sein d’un même projet, Asana nous propose de créer des tâches que nous rattachons à des intitulés (“Priority Headings”). Dans notre exemple, commençons par créer 3 intitulés. Pour ce faire, dérouler le menu (cf ci-dessous) pour générer 3 “Priority Headings”

Attribuons à présent les tâches correspondant à chaque intitulé :

C’est maintenant que nous entrons dans le fonctionnel. Chaque tâche dispose d’une icône (à droite sur la ligne de la tâche), qui va permettre de développer une nouvelle sidebar spécifique à droite de l’écran. Cette sidebar permet entre-autres de :

• Faire une présentation générale de la tâche (avec url cliquable)

 

• Attribuer une deadline à la tâche

• Affecter des sous-tâches à la tâche (à noter que chaque sous-tâche dispose des mêmes fonctionnalités qu’une tâche principale)

• Attribuer ces sous-tâches aux membres de l’équipe

• Côcher ces sous-tâches au fur et à mesure de leur accomplissement

• Attacher une PJ à la tâche. Ladite PJ peut être récupérée sur votre ordinateur, sur Dropbox ou sur Google Drive

• Attribuer des Tags sur telle ou telle tâche afin de les classifier pour des recherches inter-projets

• Commenter la tâche : Asana indique la date et l’heure du commentaire et notifie les abonnés au flux de la tâche (les membres de l’équipe, donc). Très pratique : vous avez la possibilité de mentionner tel ou tel membre

• Ajouter des followers au flux de la tâche. Utile si par exemple votre N+1 souhaite suivre le déroulé du projet

A ce stade, j’ai déjà rejoint les rangs de la secte aux côtés de Roger, Harry, Sharon et les autres. Mais il manque quelques éléments, me direz-vous…

Le suivi chronologique des tâches

Eh oui, lorsqu’on est dans la gestion de projet, il est important d’avoir une vue d’ensemble des deadlines. Cela tombe plutôt bien, car Raël a aussi prévu cela : Asana permet d’intégrer les deadlines définies pour telle ou telle tâche aux principales applications d’agenda

Personnellement, je suis un grand adepte de Google Agenda. J’y intègre mes flux Asana auxquels j’ajoute les alertes qui me conviennent.

L’intégration de solutions tierces pour optimiser le travail collaboratif

Nous avons vu les grandes lignes. J’ajoute  une idée d’utilisation qui peut être bien utile en mode collaboratif : intégrer dans les présentations de tâches des liens vers des documents partagés Dropbox, Google Drive ou autre.

Ça y est, vous avez compris comment je suis devenu un fervent admirateur du Dieu de Lumière, au point d’en faire un article de quelques 1328 mots. Je remercie au passage ceux qui m’ont suivi jusqu’ici !

Quelques mots sur Asana : une vraie valeur ajoutée pour votre productivité

Pour moi Asana est vraiment un superbe tool de gestion de projet applicable à de nombreuses situations : projet client, CRM maison, projet interne, etc. Asana n’est évidemment pas la seule solution sur le marché, mais c’est celle que je connais et utilise depuis un certain temps sans avoir grand chose à en redire. On aimerait bien une version FR, mais à part ça, c’est un excellent outil.

Petite cerise sur le gâteau : Asana est GRATUIT jusqu’à 30 utilisateurs. Nombre d’entrepreneurs peuvent donc sans hésiter travailler avec un outil qui améliorera leur productivité sans entamer leur précieux budget.

La prise en main est assez rapide, il faut toutefois un peu de pratique pour s’y sentir totalement à l’aise. D’un point de vue stratégique, à partir d’un certain nombre d’utilisateurs, il est parfois pertinent de faire appel à un intervenant externe, coutumier des problématiques liées à la mise en place de l’outil dans les process d’entreprise.

Edit du 10/07/2018 : bien que ce ne soit pas mon coeur de métier, il m’arrive ces derniers mois d’intervenir chez des PME pour présenter et/ou aider à l’intégration d’Asana. Ayant tordu le logiciel dans tous les sens depuis 2012, j’en connais bien les arcanes, et mon statut de chef d’entreprise avant tout me donne une certaine légitimité aux yeux des staffs.

Si vous êtes intéressé par ce type de prestation, contactez-moi via le formulaire contact, ou directement par tchat, via le module Facebook en bas à droite de l’écran.