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Méthodologie de projet : 5 étapes en amont d’un pilotage projet

La methodo projet est un peu comme le sport : beaucoup en parlent et vantent ses bienfaits, mais passé un certain âge, peu en font suffisamment pour en tirer les bénéfices. Pourtant, quand il s’agit de réduire l’incertitude dans le déroulement d’un projet, les enjeux sont importants.

Définition d’un projet

Même si c’est cela peut sembler inutile, assurons-nous que nous parlons bien de la même chose. Selon le Dr Rémi Bachelet, qui propose un Mooc passionnant dédié à la gestion de projet (à découvrir ici), un projet se définit comme suit :

  • Il est temporaire : il a un début et une fin
  • Il se prépare en amont de sa réalisation et est composé de phases de projet
  • Il produit un résultat : le livrable

Vous en conviendrez, cette définition s’applique à de très nombreuses situations, que ce soit pour des projets professionnels ou personnels. Evidemment, la gestion de projet en tant que méthodologie concerne plutôt des situations professionnelles ou assimilées, liées à la notion de productivité.

La méthodologie de projet, ce tyran qui vous veut du bien

Lorsqu’un projet est complexe, lorsque sa réalisation dépend pour beaucoup de l’organisation des ressources allouées, il est évidemment vital de rationaliser les choses.

Si l’on peut produire (en souffrant beaucoup) un livrable sans ingénierie de projet, celle-ci assure indiscutablement la pérennité de votre activité. C’est le respect strict d’une méthodologie par phases de travail qui permet de le mener systématiquement à bien.

En gestion de projet, les approches théoriques sont pléthores. Les intitulés fleurissent et nous projettent par moment dans des Mondes parallèles. Selon les Mondes, on parlera d’empirisme, d’artéfacts, de retroplannings, de Gantt, de sprints, de deadlines, dépendances, itérations, Scrum… Une sémantique à faire pâlir J.G. Balard et son univers ésotérique. Mais tous ces Mondes tournent autours d’une même idée : on découpe le projet en étapes (ou phases projet) et on organise le tout pour améliorer la production (si on m’accuse de faire un raccourci, j’avouerai sans bataille)

Plus votre activité prend de l’ampleur, plus l’identification des étapes du projet structure et sécurise votre production. Autrement dit :

Si t’as pas de méthodologie de projet,

t’es mal barré (rime pauvre)

Etapes préalables pour un pilotage de projet efficace

L’objet de cet article n’a pas pour vocation d’asséner un cours magistral et exhaustif sur la question : si je me passionne de plus en plus pour le sujet, je ne suis pas qualifié pour être magistral (comme cela y ressemble quand même un peu, j’injecte un peu de gaudriole par-ci par-là pour rendre la chose moins indigeste).

L’idée est plus ici de partager un gabarit opérationnel que nous utilisons chez Sodium pour lancer la plupart de nos projets web : quelles phases sont absolument indispensables en amont pour une qualification précise du périmètre de votre projet à venir ?

Ce gabarit a l’avantage de « produire du connu », de la norme, dans les univers « inconnus » de nouveaux projets. Il fixe un cadre qui simplifie indiscutablement le lancement de projet :

méthodologie de projet - 5 étapes

Première phase de projet : récolter l’information

Un lancement de projet, c’est un peu comme si vous étiez dans une clairière. Deux chemins mènent à votre destination. L’un d’entre eux vous oblige à traverser une fosse septique, l’autre non. Si vous étiez dans cette clairière, que feriez-vous ? Moi, je regarde sur Google Maps quel chemin passe par la fosse et je prends l’autre. Ce faisant, je m’informe (et je sauve mon lave-linge).

Pour quelle raison en serait-il autrement pour un lancement de projet ? Cela reste un mystère : contre toute logique, le premier reflexe qu’on a souvent est de foncer tête baissée, en se disant qu’ « on verra bien ». Je le sais, ça m‘est arrivé (trop) et j’en pleure encore. C’est archaïque, instinctif, naturel. Un bulot est archaïque, instinctif, naturel.

Une bonne compréhension du projet est l’enjeu numéro un : c’est le socle de votre methodo projet.

Soyez un enquêteur rigoureux : vous devez réunir une base d’informations la plus exhaustive possible. L’objectif de cette étape est simplement de réduire l’écart entre la perception de votre client et la vôtre. Cela peut surprendre, mais on ne comprend jamais précisément ce que l’on nous dit. Or un simple malentendu peut représenter des heures, voire des semaines de travail correctif.

Pour qui je travaille ? Avec qui ? Combien de temps ? Pour quel enjeu ? Dans quel contexte ? Quelles ressources ? Vous devez presser le projet dès l’amont pour en tirer un maximum de substance. C’est cette substance qui vous donne le cap :

Confrontez-la à votre commanditaire

pour ménager vos ulcères (rime riche).

Seconde etape de projet : formaliser les objectifs

Héhé. Oui oui. Si vous souhaitez piloter efficacement votre projet, je pense que la base de la base est de comprendre ce qu’il y a derrière.

Quand on joue à un jeu, on en lit les règles. Le pilotage de projet, c’est pareil : je ne peux définir le « comment » que si je comprends le pourquoi. « Perdez » le temps qu’il faut en emails, réunions, conf calls, coups de fils, déjeuners, et autres pinces-fesses, pour recenser, hiérarchiser, prioriser les objectifs projet. Perdez ce temps avec le sourire : à ce jeu, qui perd gagne.

Je vous donne un exemple tout à fait hypothétique : imaginons de façon hypothétique je me commande à moi-même (en toute schizophrénie) un article traitant de la méthodologie de projet (c’est hypothétique, je le rappelle). Dans le brief que je me fais, je vais sans nul doute indiquer que cet article devra bien se positionner dans les moteurs de recherche pour des requêtes d’internautes liées au sujet.

Si mon prestataire (en l’occurrence moi-même dans ce cas de figure) part bille en tête (baissée), il comprendra que l’objectif de sa mission est de produire un livrable optimisé pour le référencement naturel. Ce faisant, il se trompera d’objectif et tombera probablement à côté de la commande en livrant un article bourré de mots-clés, sans âme ni fond.

En réalité, l’objectif « positionnement sur Google » n’est que le moyen de mon véritable objectif : convertir mes lecteurs en contacts séduits par la méthodologie de travail de ma société (inscription à ma newsletter, demande de devis, appel téléphonique : je vous laisse aimablement libre de choisir votre mode de conversion).

Cela, aucun article pensé uniquement pour le SEO n’est en mesure de le faire. J’espère plutôt les toucher (eux, enfin vous) avec une approche plus personnalisée, humaine et un peu burlesque. Du burlesque BtoB (BB2B), en quelque sorte.

Ainsi, soit mon humour vous laisse froid et vous m’oublierez, soit vous partagez avec moi le goût pour le burlesque, ce qui nous fait un second point commun (l’intérêt pour la gestion de projet étant le premier).

Exemple d’humour burlesque nous faisant un second point commun

Suivant mes propres conseils, j’ai donc suffisamment creusé la question avec moi-même pour comprendre que mon objectif principal était surtout lié à l’image, en valorisant la capacité de mon agence à rationaliser notre organisation. Si je ne m’étais pas écouté, nous aurions tous deux (moi-même et moi) perdu un temps précieux.

Vous me suivez ?

Evidemment, si ledit article se positionne correctement sur Google, c’est mieux (j’y travaille).

Bref, pour revenir à nos moutons et surtout à leurs objectifs (bien-entendu, cette expression ne sous-tend pas que je prends mes commanditaires pour des moutons, soyons clairs, ça n’est qu’un concours de circonstances sémantique) : rendez-vous service en vous assurant que la branche sur laquelle vous vous apprêtez à vous hisser est bien la bonne.

Quels sont les objectifs identifiés ? Sont-ils clairement établis ? Sont-ils réalistes ? Discutables ? Perfectibles ? En un mot, faites parler votre client et confrontez son discours à votre expérience, vos compétences, votre métier.

3° phase projet : définir les livrables

Nous travaillons dans un univers absolument virtuel : nous produisons sur la base d’une projection commune, partagée avec le commanditaire (de l’intérêt de la phase n°1 : plus la projection est commune, mieux cela vaut).

Pour faire simple, une agence web vend quelque chose d’immatériel, qui n’existe au démarrage du projet qu’à l’état d’idée. Il convient par conséquent de définir très précisément ce qui est attendu, et ce qui sera livré.

A titre d’exemple, pour la production d’un site web, tous les postes devront être considérés :

  • Pour une recommandation en référencement naturel préalable, le livrable peut être par exemple un document .pdf ou des documents .xls
  • Pour le site à proprement parler, le livrable peut être une coquille vide que le client remplira lui même avec ses contenus textes, images, etc.), ou une coquille pleine.
  • Lesdits contenus peuvent être fournis par le prestataire ou par le client.
  • Le site peut-être livré sous forme de fichier que le client mettra lui-même en ligne, ou le prestataire peut procéder à la mise en ligne
  • Ladite livraison peut être (ou non) accompagnée d’une formation utilisateur et/ou d’un guide .pdf
  • En post-livraison, ou peut (ou non) convenir d’un contrat de maintenance technique du site.
  • Etc

Autant de postes qu’il convient de formaliser au mieux en amont du lancement de projet, et même en pré-vente, de façon à couvrir l’ensemble de la prestation : si le recensement des livrables attendus est bâclé, les répercussions seront mathématiquement importantes pour votre gestion de projet comme pour votre rentabilité (tout ce qui n’est pas formalisé sera compliqué à facturer).

4° stade du projet : la planification

Nous voici « dans le dur » : nous avons posé le périmètre de travail, ne reste « plus » qu’à organiser la production.  J’ai peur que cet article soit déjà bien trop long pour m’offrir le luxe de détailler le sujet de la planification de projet. J’espère avoir le temps d’y consacrer un article entier prochainement. Je vous propose déjà de retenir les éléments de méthodologie suivants, qui sont d’après moi essentiels :

  • Décomposez toutes les tâches du projet : listez tout ce qu’il faudra faire, regroupez par famille de tâches, et priorisez
  • Identifiez les dépendances entre les tâches : vous devez savoir précisément ce qui est préalable à quoi.
  • Associez des indices temporels à vos tâches : l’exécution de X tâche prendra Y temps.
  • Attribuez les tâches ou groupes de tâches à vos staff : qui fait quoi ?

La réflexion sur ces éléments est le terreau de toute méthodologie projet. Vous en tirerez une ressource précieuse (et évolutive), sur laquelle vous allez produire une matrice organisationnelle de projet. En conception, je vous invite à utiliser un outil tel que Xmind pour poser les jalons de votre gestion de projet. Le mindmapping est pour moi l’outil le plus adapté au brainstorming.

Last but not least : valider la méthodologie de projet

Une fois que vous avez bien travaillé, le stade de validation peut sembler superflu voire même contre-productif : vous y voyez très clair dans ce que vous avez organisé, pourquoi perdre du temps ?

Parce que !

  • Parce que si vous ne confondez pas vos belles idées à la réalité et à l’expérience de votre équipe, vous ratez forcément quelque chose.
  • Parce qu‘il est plus facile de produire de l’adhésion en interne lorsqu’on a consulté ladite équipe.
  • Parce qu‘en étant transparent avec votre client, vous l’impliquez, vous l’informez (et si j’étais vous, je lui fournirai un compte-rendu : qui dit compte-rendu dit prise de connaissance).

Nous voici arrivés à l’issue de l’article le plus long jamais rédigé sur ce blog. Si vous êtes encore là, je vous remercie de votre patience et de votre intérêt. Et à propos intérêt, c’est le moment pour vous de convertir 😉

Pour ce faire, je vous propose :

  • Soit de vous inscrire à ma newsletter si la question de la productivité vous intéresse : Newsletter
  • Soit de me contacter si vous avez un projet (justement) : formulaire contact
  • Et si aucun des deux ne vous intéresse mais que vous avez quand même envie de convertir (parfois, c’est irrépressible), je vous invite à partager cet article sur vos réseaux sociaux en cliquant sur l’un des boutons dédiés ci-dessous.
Méthodologie de projet : 5 étapes en amont d’un pilotage projet
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About the Author:

Je suis consultant en stratégie digitale et fondateur de l'Agence Sodium Digital. Testeur compulsif en recherche permanente d'une meilleur productivité.

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