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Productivité : la gestion du temps de travail avec Toggl

Je suis dans ma période « productivité« . J’adore la productivité. La productivité est mon dada.

Comprendre :

Je suis en mode Geek, j’adore tester des outils, et je cherche à optimiser les process de mon agence digitale avant la rentrée.

Je profite donc de ma découverte récente de l’outil VoiceNote 2 grâce auquel je rédige deux fois plus vite qu’à l’accoutumée, pour vous présenter Toggl, un outil que j’utilise pour la gestion de temps de travail de mes équipes et moi-même sur nos différents projets.

Toggl, la productivité et la juste appréciation du temps de travail facturé

Il ne s’agit évidemment pas de fliquer le travail, mais bien de le raisonner pour une meilleure productivité. Egalement dans une optique de réévaluation permanente et rationnelle de la facturation de nos prestations.

Chronométrer, c’est confronter le temps de travail imaginé et devisé à la réalité de la prestation effectuée. Croyez-moi, on a parfois des surprises.

  • Parfois à notre avantage,
  • Parfois notre désavantage.

Dans les deux cas, « parfois » suppose quelque chose de très (trop !) aléatoire pour des sujets aussi concrets que la facturation et l’attribution des tâches.

Face à cet inconfort, j’ai donc choisi depuis quelques années d’intégrer Toggl à nos process. C’est un peu contraignant (il faut penser à se chronométrer et surtout, il faut analyser les inputs), mais cela permet indéniablement de progresser, de gagner en efficience et en justesse.

Toggl, une Rolls de la gestion de temps

Toggl fonctionne en mode SaaS à l’adresse suivante : https://toggl.com/ (au passage, je trouve leur Home Page vraiment bien conçue)

La création d’un compte est gratuite et se fait rapidement. Je vous laisse découvrir les détails techniques de l’outil par vous-même, mais voici les grandes lignes à retenir pour la version gratuite :

Tracking :

  • par projet
  • par client
  • par équipe
  • par tâches

Reporting :

Un dashboard très visuel, fournissant des analytics croisés, très clairs et exportables : il vous sera ainsi possible de calculer le nombre d’heures travaillées sur un dossier précis par l’ensemble de votre staff, et/ou par un membre en particulier. En cas de dépassement du prévisionnel, vous pourrez également recenser les tâches qui ont pris plus de temps que prévu et ainsi de suite.

Ci-dessous par exemple, j’évalue rapidement et facilement le temps passé par 5 personnes de mon staff pour un client sur cette première moitié d’année. J’ai vendu 4h de webmastering, j’ai donc dépassé le quota vendu (et je suis mauvais) :

gestion-temps-client

 

La cerise sur le gâteau :

Toggl propose un plug-in pour les principaux navigateurs particulièrement bien conçu, qui vous permettra notamment d’affecter des tâches directement dans votre dashboard en récupérant leur intitulé (Téléchargez le plug-in ici.). Par exemple :

Gestion de projet (Ici, Asana)

Toggl-pour-asana

Intégration de Toggl dans Asana (oui, je suis un peu schizo)

Google drive

Toggl-pour-googledrive

Intégration de Toggl dans Google Drive (en fait, je suis super schizo)

La version payante de Toggl propose un certain nombre de fonctionnalités supplémentaires et avancées de gestion de temps dont vous trouverez le détail à cette adresse : https://toggl.com/feature-list/

Je suppose que ces fonctionnalités sont très utiles pour des structures plus larges que la notre. Mais à notre niveau, la version gratuite et très largement suffisante.

Si la productivité fait partie de vos préoccupations de l’été, je vous invite à créer votre compte sans hésiter : nous avons testé pour vous, ça marche très bien, et c’est gratuit !

Si vous avez des retours d’expérience à nous faire, je suis évidemment preneur 😉

Productivité : la gestion du temps de travail avec Toggl
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About the Author:

Je suis consultant en stratégie digitale et community management. Pas digital native, mais totalement converti.

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