Comment analyser vos encaissements en synchronisant des outils gratuits ?

Ce soir, c’est l’entrepreneur, et non le communicant, qui vous parle.

Je cours après le temps et je gagne rarement.

Comme courir est fatiguant, je m’intéresse de plus en plus aux solutions permettant d’optimiser la productivité à tous les niveaux de mon activité : production, gestion, commercialisation.

Je dirige une petite structure. Comme toute petite entreprise, j’ai :

• le souci d’avoir une vue sur l’argent que je rentre
• le souci de pouvoir analyser les flux entrants
• le souci de gagner (ou ne pas perdre) du temps
• … et bien sûr le souci de ne pas trop dépenser cet argent (dans des outils d’analyse payants par exemple)

Avec tous ces soucis que certains partagent probablement, cela fait pas mal de temps que :

• j’ai une visibilité insuffisante sur mes rentrées : qui, combien, quels types de prestations, à quelles périodes, etc
• je prends trop rarement le temps de construire des tableaux analytiques statiques car je sais qu’il faudra prendre à nouveau ce temps à chaque fois que j’aurai un besoin analytique (puisque justement ces tableaux sont statiques) et que le courage que j’ai une fois, je ne l’aurai probablement pas deux fois. Bref, je pars du principe que si je ne le fais qu’une fois ça ne sert à rien. Donc je ne fais rien.
• je procrastine
• je culpabilise

Bref. Ce soir j’ai décidé d’être un peu plus constructif en cherchant une solution qui me permettrait de passer d’un système statique, pénible et répétitif à un système dynamique et automatisé.

Le modèle que je vous présente ci-après est simple à mettre en place.

Il part de l’outil de gestion de projet Asana, que j’utilise comme moteur d’activité pour à peu près tout ce que je fais (gestion de projet, CRM, facturation, calendrier éditorial, etc.).

Ce modèle sera donc surtout utile aux utilisateurs de ce même outil.

Ceci dit, comme tout modèle, il a pour vocation d’être remodelé. La démarche peut être parfaitement utilisée avec d’autres matrices (Trello par exemple) et la même logique.

Avant d’entrer dans le vif du sujet, je vous propose de vous inscrire à ma newsletter si ce type de réflexions vous intéresse : c’est une forme de rétribution “douce” pour le travail que je vous propose plus bas, et je vous rétribuerai en retour en vous offrant plus de réflexions de ce type.

(je précise, si besoin en est, que je n’ai jamais utilisé ma base d’inscrits pour autre chose que le partage de mes articles)

Asana pour le suivi de facturation/encaissement

Asana, c’est la vie ! J’invite ceux qui ne connaissent pas cette magnifique solution de gestion de projet à la découvrir dans cet article. Il date un peu, le design du site a un peu changé, mais tout y est.

Cela fait déjà quelques temps que je me suis monté un dashboard de suivi des facturations et encaissements au format Kanban :

Voici le dashboard vide :

Voici un exemple de dashboard rempli (les sommes sont totalement réalistes bien entendu) :

Et un exemple du contenu de “fiche facture” crée :

Ce système est parfait pour savoir ce qui doit être devisé, facturé et relancé. Il offre une vue très claire et Asana a l’immense avantage de pouvoir :

• Attribuer des deadlines pour chaque task (chaque facture, donc)
• Commenter chacune d’entre-elles avec toutes les informations que vous jugerez utiles (date des relances, contenus des échanges, etc)

Sa limite se rencontre à partir de l’encaissement : une fois la somme reçue, je “coche” la “task” et… elle disparaît. Mon outil ne m’offre aucune visibilité sur les sommes rentrées et donc aucune possibilité d’analyse.

En théorie, il faudrait donc que je me copie colle les informations dans un tableau excel pour produire de l’information statistique sur mes encaissements. Long, pénible, tout ça.

IFTTT pour l’interfaçage

IFTTT est une petite merveille d’automatisation, qui permet d’associer facilement entre-elles des applications qui ne le sont pas, et ce sans aucune compétence technique particulière. Pour ce dont nous avons besoin, il est gratuit.

Il va nous servir à répliquer systématiquement, au moment de l’encaissement, le contenu des fiches “factures” issues d’Asana dans un document Google Sheets. Contrairement à Asana, Google Sheets est conçu pour l’analyse de données, ça tombe bien.

Asana fournit directement ici l’“Applet” parfaite, je vous laisse la paramétrer selon vos besoins, cela ne devrait pas vous prendre plus de 5mn.

Google Sheets pour l’agrégation et l’analyse des données

Dès que vous avez validé votre paramétrage chez IFTTT, toutes les prochaines “tasks” Asana validées dans votre “projet” Asana seront synchronisées dans un même tableau Google Sheets.

Les inputs sont très basiques mais l’essentiel est là : la data.

Vous avez le nom de votre client, le montant encaissé et la date. L’Applet permet également de remonter les Tags Asana si vous souhaitez enrichir vos données (numéro de facture ou nom du projet par exemple).

Le plus “dur” est fait : vos encaissements sont synchronisés en temps réel sur un tableau “excel like”.

A vous de réfléchir ensuite aux modèles d’analyse que vous souhaitez créer :

• Courbe mensuelle des encaissements
• Entrées cumulées
• Montant facturé par client
• Montant facturé par typologie de prestation
• Analyse des entrées par périodes
• Etc

Ne vous reste qu’à automatiser la mise à jour dans votre Google Sheets des graphiques qui vous intéressent. A titre d’exemple, je viens de simuler deux graphs de présentation d’activité pour une période donnée :

Nous ne sommes évidemment pas dans un tableau de bord analytique ultra poussé. Mais nous ne sommes pas non plus une multinationale (enfin pas moi) (enfin pas encore).

Je suis passé un peu vite sur certaines étapes, n’hésitez pas à me poser vos questions dans les commentaires de cet article en cas de besoin.

Bonus tips : IFTTT peut aussi se loguer à Slack, si l’envie vous prend d’automatiser aussi le reporting de vos encaissements à un membre de votre équipe